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¿Cómo se organiza una sesión de co-creación?

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  • PREGUNTAS Y RESPUESTAS

    ¿Cómo conectar las ideas que surgen del proceso de escucha1 con la etapa de co-creación2?

    Del proceso de escucha tendremos un listado de ideas que el Equipo Facilitador3 agrupará por similitud, en Grupos Temáticos4. Por cada Grupo Temático se formará un Grupo de Trabajo5.

    La herramienta Cuadro de mando de co-creación está especialmente diseñada para consolidar la información e identificar los Grupos Temáticos.

    Los Grupos de Trabajo que se formen tendrán su propia agenda de reuniones y utilizarán diferentes herramientas para ir aumentando el detalle de las soluciones propuestas.

     

    ¿Qué son los principios de diseño6 y por qué es importante que se establezcan?

    Los Principios de Diseño son reglas que permiten tener presentes los valores de trabajo que acepta y comparte tanto el Equipo Facilitador como los Grupos de Trabajo. Servirán como guía mientras se diseñan los prototipos7 y se llevan adelante las sesiones de co-creación.

    Ejemplos de Principios de Diseño:

    1. Identificar y recuperar el conocimiento local sin trasladar modelos ajenos a las necesidades y posibilidades de la comunidad8.

    2. Trabajar y diseñar soluciones con un amplio espectro de la comunidad.

    3. Adoptar el enfoque de género en toda la actuación.

    4. Tener en cuenta las condiciones del cambio sistémico y sus diferentes niveles.

    5. Contemplar la sostenibilidad en sus aspectos ambiental, económico y social.

    Estos enunciados deben tenerse a la vista en todas las sesiones que se realicen, y utilizarse para reenfocar o repensar las soluciones que se desarrollan.

     

    ¿Qué son los Grupos de Trabajo y quienes participan en ellos?

    Los Grupos de Trabajo son el conjunto de personas que participan en las sucesivas sesiones de co-creación destinadas a desarrollar alguna de las ideas o grupos de ideas. En su configuración tienen que ser lo más diversos posible. Así, es imprescindible que participen:

    • Personas de la comunidad, especialmente mujeres y jóvenes.

    • Autoridades (Administraciones), agentes públicos.

    • Expertos/as9.

    • Empresas.

    • Representación de las organizaciones que forman la plataforma W4P.

    • Organizaciones profesionales, de oficios, de trabajadores/as de la comunidad.

    Por ejemplo: si trabajamos en una localidad que se dedica a la agricultura, y el reto que abordamos es el empleo de los jóvenes, invitaremos además de a las personas jóvenes de la zona a (i) asociaciones o cooperativas de agricultores/as de la localidad, a (ii) una empresa distribuidora o de acopio, a (iii) un centro de investigación que trabaje en esa zona… (esta lista no es exhaustiva).

     

    ¿Cómo invitamos a las personas a participar de los Grupos de Trabajo de Co-creación?

    Las invitaciones para participar en Grupos de Trabajo de Co-creación son esenciales y requieren esfuerzo y seguimiento. El formato de la invitación dependerá de las características y las costumbres del lugar.

    Se sugiere que el primer contacto tenga en cuenta lo siguiente:

    • Personalizar la invitación evitando los mensajes masivos e impersonales.

    • Explicar claramente y de forma sencilla.

      - ¿Por qué se contacta a la persona?

      - ¿En qué consiste la sesión y qué se espera de la sesión y del invitado?

    • Si es necesario, enviar un folleto o documento explicativo.

    • Brindar toda la información necesaria: programa, fecha, hora, lugar, cómo llegar, etc.

    • Teléfono o medio de contacto para aclarar dudas.

    Adicionalmente, es posible hacer una invitación más general con gráfica callejera, radio o aprovechar eventos públicos para dar a conocer la iniciativa y que las personas interesadas puedan participar.

     

    ¿Cómo sería la programación de una sesión de co-creación?

    Un ejemplo de programa podría incluir las siguientes actividades (que deberá adaptarse a las costumbre y tiempos locales):

    1. Bienvenida e introducción al proyecto.

    2. Presentación de la agenda del día y de la metodología de trabajo (30 min).

    3. Presentación de las principales conclusiones del proceso de escucha: narrativas10 identificadas.

    4. Descanso.

    5. Parte I: Lluvia de ideas y votación (60 min).

    6. Parte II: Desarrollo de conceptos (100 min).

    7. Presentación de conceptos y futuros prototipos.

    8. Conclusiones y próximos pasos.

     

    ¿Qué debemos tener en cuenta con relación al espacio donde se realizará sesión?

    El ambiente de la sesión de co-creación debe ser lo más relajado posible. Debemos tener en cuenta que en la sesión interactúan personas de diferentes grupos, como agentes públicos, instituciones, personas trabajadoras y ciudadanía. También tener en cuenta las edades, y si los participantes se conocen entre sí -o no- con anterioridad.

    En general debemos intentar que el ambiente sea distendido y no demasiado formal; aunque a veces pueda tener o necesitar un momento o introducción más formal o institucional.

     

    ¿Qué herramientas podemos utilizar para dinamizar las sesiones de co-creación?

    Las herramientas para dinamizar las sesiones de co-creación puedes encontrarlas explicadas en la Clase 3 del Módulo II de Co-creación.

    Para más herramientas recomendamos que revises los siguientes manuales:

     

    ¿Qué hacemos después de la sesión de co-creación?

    Luego de cada sesión deben resumirse y condensarse los resultados. Para esto es imprescindible analizar la información surgida durante la sesión: los post-its, las notas y las posibles grabaciones que hayamos hecho. Extraer conclusiones y hacer una lista de las ideas que hayan surgido.

    Cuando informemos esos resultados, en cualquier formato, es importante no citar a nadie en concreto. Si fuera necesario hacer referencia a una intervención en particular utilizar siempre la frase “una persona participante”.

     

    Herramientas para sintetizar y registrar los resultados de una sesión.

    Actas de reuniones:

    • Minutes es una página web con plantillas que permite redactar actas de reuniones en una plantilla predeterminada y enviar por correo electrónico o guardar.

    Cuadros/Infografías:

     

    Herramientas para el trabajo del Equipo Facilitador (interno)

    Durante todo el proceso de escucha, co-creación y prototipado es necesario coordinar y compartir información, así como organizar reuniones y programar las tareas que permitan avanzar en el trabajo de la plataforma de innovación social. Este es parte del trabajo del Equipo Facilitador.

    Hay muchas herramientas para mejorar y ser más eficientes en el trabajo del Equipo Facilitador.

    • Sli.do: es una aplicación web gratuita que permite que los miembros de un equipo puedan votar ideas y recoger impresiones sobre distintos temas en una reunión, los usuarios pueden identificarse o no. Esta herramienta permite además mantener un registro de los resultados de las actividades de discusión e intercambio.

    • Slack: para comunicación entre miembros del equipo, en formato de hilos de chat y con posibilidad de tener la aplicación móvil.

    • Asana: para organizar las tareas del equipo y los proyectos, con tareas, calendarios, asignación de actividades, etc.

    • Doodle: aplicación que permite organizar reuniones entre varias personas, teniendo en cuenta la disponibilidad de cada una de ellas.

    • GoToMeeting: para videoconferencias, como sustituto de Skype dependiendo de las restricciones para acceder a este último.

    • Hyperisland Toolkit: página web con recursos12 para dinamizar reuniones de trabajo.

  • MATERIAL ADICIONAL

  • ACTIVIDAD

    1. Organiza una sesión de co-creación, paso a paso, incluyendo los elementos mencionados en el vídeo de la Clase 2, del Módulo de co-creación.

  • GLOSARIO

    1. Proceso de escucha : Es un conjunto de herramientas y actividades para conocer en profundidad las necesidades, retos y oportunidades de la comunidad.
    2. Co-creación : Proceso liderado por la comunidad en el cual se desarrollan soluciones.
    3. Equipo Facilitador : Grupo formado por, al menos, una persona de cada organizaciones que conforman de la Plataforma W4P de cada país. Tiene como función, entre otras, la de planificar, dinamizar y monitorizar el proceso de co-creación y prototipado.
    4. Grupo temático : Conjunto de ideas o soluciones, relacionadas por tema o ámbito, identificadas durante el proceso de escucha.
    5. Grupo de trabajo : Conjunto de personas que participan de una sesión de co-creación o prototipado, conformado por diferentes perfiles de personas, tanto de la comunidad -en sentido amplio-, como expertos/as. Puede modificarse su composición, aumentar o disminuir su número dependiendo del avance de la idea que se busca desarrollar.
    6. Principios de diseño : Son reglas que nos permitirán tener presente los valores de trabajo que aceptamos y compartimos.
    7. Prototipo : Es la materialización de una idea o solución para ponerla a prueba, aprender, ajustarla, modificarla o, eventualmente, descartarla.
    8. Comunidad : Conjunto de las personas de un territorio o que comparten una problemática común. En sentido amplio se incluye en este concepto a diversos actores: informales (personas), organización no lucrativas (tercer sector), empresas sociales, establecimientos educativos, negocios, gobierno y organizaciones estatales.
    9. Experto/a : Persona especializada, con conocimiento o experiencia en una materia.
    10. Narrativas: Son las percepciones que tienen las personas y la comunidad sobre su propia vida. Son subjetivas, e influyen de forma determinante en las acciones que creen posibles o imposibles.
    11. Innovación social : "Ideas nuevas (productos, servicios y procesos) que satisfacen simultáneamente las necesidades sociales de una forma más eficiente que las existentes y crean relaciones o colaboraciones sociales nuevas y duraderas. Son innovaciones que no solo son buenas para la sociedad, sino que también mejoran la capacidad de la misma para actuar."
    12. Recursos: Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad, llevar a cabo una iniciativa o explorar oportunidades. Pueden ser de diversos tipos: económicos, técnicos, humanos, etc.

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